一、本期话题

项目经理如何做好会议管理？

二、嘉宾分享

01

我们先对会议走下分类，根据参会人员是否站立分为站会和非站会，甚至还有平板支撑会，为什么？让你累、让你受不了，就可以让会议足够高效！

分四步介绍，会议的目的、会议的准备、会议的召开和会议的结束

接下来讲的都是坐着的普通会议。

第一步，会议的目的

开会的目的是什么，不是为了凑在一起唠嗑，而是为了解决问题、同步信息等等。所有会议的召开都不是无缘无故的，都有一个原因，也就是会议的目的。同时，我们也要想一下，这个目的是否一定要通过开会才能达到，通过群聊、邮件是否能达到同样的效果，如果有其他方案尽量选择高效且有效的方式。

第二步，会议的准备

在确认了开会的目的后，然后就是要确认开会的参与人员，谁需要参与，这需要考虑到为了达到会议目的需要哪些人参与，如果只是需要知道会议结果，在会议结束后的会议纪要中抄送即可。然后就是会议议程，一般来说，是会议主持人来先说明开会的目的，到场的有那些人，然后按照会议议程逐个讨论会议事项。

然后就需要和参会人员确定空闲时间（现在有些会议软件已经能展示员工的日程安排了，就很大程度上省了询问的时间），然后选一个大家都可以的时间定为会议时间，然后发出会议邀请。会议邀请中要明确会议议程、会议时间地点、参会人员，会议大概持续时间（可选，不过可以保证会议尽可能高效），如果在会议中有需要演示的材料也需要一并作为附件发出。

磨刀不误砍柴工，好的开始是成功的一半。

在临近开会前1天，对于平时经常爽约的人（比如领导）可以再确认一下时间。

然后在会议召开前半个小时提醒大家开会时间。

第三步，会议的召开

在到了开会召开时间但是人又不齐的时候，开始要开始会议，我们不能因为某几个人缺席而耽误大家的时间，这也是告诉晚到的人会议不会等他们，准时参会是他们需要做到的。（如果是领导或者会议重要参与者就当我这段话没说）

在开会过程中，会议主持人需要保证大家保持在会议的目的范围内，不要外延太多，如果外延的也是需要讨论的且需要多于5分钟时间，会议记录人员可以作为会议的后续事项记录下来。除此之外会议主持人要把握会议的进度。让会议时间尽量控制在预期时间内，原因有两点：参会人员后面可能还有其他安排，会议室后面的时间已经被其他人预订。

第四步，会议的结束

在会议结束时，会议主持人需要针对整个会议做简短的总结，包括确定了那些事项，还有哪些事项需要解决，待解决事项谁负责牵头、时间节点是什么。最后发出会议纪要，即完成了整个会议过程。

公式：

1.开会+不落实=零

2.布置工作+不检查=零

3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

三星开会准则

凡是开会，必有准备

凡是会议，必有主题

凡是会议，必有纪律

凡是会议，会前必有议程

凡是会议，必有结果

凡是开会，必有训练

凡是开会，必须守时

凡是开会，必有记录

凡是散会，必有事后追踪

02

这是一次没有背景没有案例的讨论分享，涉及的范围面和可衍生点非常广泛，也非常普遍并值得研究探讨。下面就顺着我个人看见这个题目之后的思路看法和大家做一下交流：

首先，理清一下与会议相关的方面：

按照本次讨论点“管理”切入来逐一阐述，我们忽略这个导图右边的基本说明或具体安排重点看左边：

首先，明确你的定位，然后你才好在正确的时间采取正确的行动，作为PM，我们认为是融合了主持与会议把控，并在一定程度上可以决策（另一部分指会议有高层或兄弟部门或甲方爸爸在场，项目经理决策权弱化）

其次，管理原则个人认为需要做到四个明确：

2.1目的明确——会议目的一定要在会前通知即告知，便于与会者做好相关议题考虑，做好表达意见的成熟思考，同时也是整个会议管理与控制的目标所在。明确的会议主题，可以提高会议效率避免浪费大家时间，避免会后总结发现“白忙一场”，避免形式主义。

2.2人员明确——邀请参加会议的人员需要与会议主题相关，并且注意层级，不同层级人员参会，对于会议的管理会有不同。

比方说是向下控制的会议，由于具有一定领导权利相对管理容易，可能通过鼓励动员、幽默感、默契或组织纪律的强调就能达到目的。

向上控制会议则相对难以控制，要充分尊重和考虑上层意见，并且需要慎重控制上层领导给会议造成的脱离主题、延长时间等问题，在管控的过程中，需要注意措辞和方式方法，可能相对委婉，也需要注意引导时机。

兄弟部门或职能占重要地位的会议，一般涉及资源争夺或分工配合问题，则需要结合公司战略/规范/制度/领导关注度等方面找准切入点去重点强调，必要的时候需要请高级别领导旁听助阵，必要时给与干预支持。

另外对于评审会或问题解决会，还一定要有可决策人员参加。如果会议讨论的热火朝天，然后发现没人能够拍板做决定，这样大家的讨论都无疾而终，不能真正解决问题并达到会议目的。

2.3议程明确——时间、发言人明确，有明确的顺序和限定时间，阐明每个议题的时间分配方案。便于讨论准备，即使在思维发散，头脑风暴的时候也可以帮助收敛回来。

2.4记录明确——一定要做会议记录，注明会议目的和会议讨论结果，对于会议明确并闭环的事项做记录存档。对于需要后续跟进的待办事项明确记录责任人和下次跟进时间/截止时间。将会议记录整理好并分发与会人员进行确认（必要时可做工作汇报材料向未参与会议的领导做汇报）。防止会后记忆有误，产生权责纠纷，衍生出新的问题。

第三第四，常见问题点及对应解决办法：

3/4.1缺少时间控制——对于一般的宣讲会等，发言人时间还好控制。不能控制好时间，主要见于讨论会。这个时候一个明确的会议议程表就非常重要。会议主持人/控制者需要时刻关注时间问题，出言提醒大家本项内容探讨截止，需要开始下一事项的讨论（言语表达上因参会者而异）。

可能比较困扰大家的是上层领导不遵守会议规则不受控。这时候考验大家相关方管理的技能就很重要了，要综合考虑领导的性格特点来提醒，或者再找准时机在讨论中绕回会议话题。我个人认为这种情况下需要做一定妥协、容许一定程度的小失控，不彻底毁灭会议就知足吧。(那种完全搞不定又不顾及会议议题的领导，不适合作为会议参与人员中的最高层级领导者一起开讨论会，建议带上更高层级领导适当压制或者单独汇报)

3/4.2任务划分不明确——所有代办事项，需要明确的要素在会议准备工作时就应该做好要素条目，比方任务要求、责任人、执行人、完成日期/阶段汇报日期。做一个表格，会议上按表格逐项确定并记录可以避免遗漏。

3/4.3偏离主题——一般也多见于讨论型会议，同3/4.1的时间控制类似方法。

3/4.4冲突解决——会议冲突不可避免，尤其评审会或问题解决会。在会议中，管控者需要注意鼓励大家积极参与讨论，同时应该注意会议氛围，必要时可以直接言语打断，切换发言者或者话题。

在一些需要明确的事件上发生意见不一致冲突时，一个至高决策者地位凸显，不管大家什么意见，最终按决策者意见决定为准去执行。决策者应该在该事件上有权威或者层级或者领导力。或者投票决定等方式得出结论也可以。

对于无法当场明确的问题，可以在冲突加剧前予以制止，结束讨论。并客观公正的记录各方意见，形成书面汇报文档通过意见方确认，向未参会的可决策层进一步请示，会议做为遗留问题做好跟进闭环时间，有明确解决方案时及时通知。（对于反复会议一点都无法解决、且再升级请示都无人能拍板的事项，放过它吧，尽量躲避或者顺其自然，不要再浪费会议时间和精力了）。

会议上如果产生过分冲突一发不可收拾，说明会议控制者没有及时制止矛盾加剧，会议是失败甚至影响恶劣的，要避免发生（如何避免？前面说过了，让他们都Stop! Shut up!甚至冲突双方get out!或者大家都get out会议另选时间举行）。

划重点——解决冲突时，会议控制者一定要客观、公正，避免掺杂个人倾向帮助一方“欺压”另一方。

有人的地方就有江湖，有江湖的地方就有纷争，整个会议管理实践中没有最好，只有更好！大家尽力做到相对好就是成功的。

以上这些当然说起来容易，做的合适做的好也并不容易，相信各位大神都有自己的一套神通，仅供参考，班门弄斧献丑了。谢谢！

03

/ 我有话说 /

彭祥-上海-供应链SCM：

“事先准备很重要

1、会议主题？ 2、会议时间？ 3、会议地点？ 4、与会人员 5、发言顺序 6、会议记录 7、会议使用到的设备 8、会议使用到PPT等材料工具

最重要的，主持人，不是固定大领导就是主持人，而是安排整个会议流程，把控会议主题。如果任由领导去发言，很容易把整个会议主题带偏，影响会议效率，耽误大家时间。所以主持人的职责，严格把控会议主题与会议时间。

会议记录与会议总结也是非常重要。主要看什么会议，要是头脑风暴的会议，那么大家发散思维，踊跃发言，这个时候会议工具就很重要；如果是主题会议那么就需要围绕主题，抛砖引玉。

总体来说，最重要的会前的准备、会中的主持以及会后的总结。三个方面都做好，代表会议的成功。”

天津 Leo 焊材研发：

“1.要确定会议主题，2.确定相关人员，3.确定会议时间及持续时间，4.确定会议记录人员，5.主持引导会议，避免偏离会议主题，6.及时干预冲突，避免冲突升级；5.管理好没法达成共识的观点，若是必须有结果的议题，可以采用投票决定，或者让最高领导决定。6.会后及时发出会议记录，避免以后扯皮。会议记录里，针对各行动事项，要有负责人，及跟踪时间。7.若有必要，确定下次会议的时间及议题。”

杨柳风-平顶山-制造业：

“会议分好多种

1.需要大家表决的，定方向，定决策的。

2.技术研讨的，定解决方案的。

3.通报告知类的。

4.分解任务类的。 等等，需要根据目的，合理策划安排。”

张昌帅-郑州-金融科技：

“高效的会议主持：

1、没有目的的会议是无意义的，所以要会前要明确会议目的

2、计划 制定会议讨论的范围 并通知相关人员

3、控制会议进程 最后做出决定

4、总结所有决定记录并记住每件事的负责任人

会议中的人际关系：

1、团结与会人员：让有关人员发泄情绪、保持中立、让其他成员一同参加讨论、用事实说话

2、集中与会人员的注意力：时刻保持警惕、控制会议方向、检验理解程度、解释并核实

3、鼓励与会人员：保护弱者、征询每个与会人员的意见、把建议记录下来、构建决议。”

Kerwin-成都-政务：

“1、日常工作安排会，项目经理参与，安排好工作完成时间及负责人，会后出会议纪要即可 2、关键节点会议等重点会议，项目经理及邀请相关领导参与，会前先跟领导通通气，会议上快速梳理出争议点，借着大领导在的时候直接定下来。”

西北狼~南昌~IT：

“1、提前做好会议准备 确定会议主题； 2、会议时间； 3、会议主持人;_4、会议干系人；5、会议地点； 6、会议期间，主持人做好会场纪律，做好会议纪要； 7、围绕会议主题进行讨论，掌握好时间； 8、会后进行总结，并发邮件给会议干系人， 9、会议问题做好后期跟进；”

总结：

1.开会+不落实=零

2.布置工作+不检查=零

3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实